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Beaucoup d’entre nous ont l’habitude de planifier leur message d’absence plusieurs jours avant de partir en congé, une pratique compréhensible vu qu’elle anticipe le départ à venir, tout comme l’idée de laver sa tasse à café ou de laisser une valise ouverte une semaine avant le départ. Durant l’été passé, ceux qui ont envoyé un mail à Denis Quinqueton, un directeur à la Fédération des mutuelles de France, ont reçu la réponse suivante : « En vertu des lois du 20 juin 1936, du 27 mars 1956 (3e semaine), du 17 mai 1969 (4e semaine) et de l’ordonnance du 13 janvier 1982 (5e semaine), je suis actuellement hors du bureau pour mes congés. » Il réfléchit actuellement à quel genre de message il va laisser pour ses vacances planifiées en 2024.
Ce type de réponse à la notification d’absence du bureau, aussi appelée « ooo message », est évidemment sans pareil. Non seulement pour le rappel des dates historiques, mais aussi pour son utilisation du mot « congé ». En général, les gens semblent aussi réticents à utiliser le mot « vacances » dans ces e-mails que certains le sont à utiliser le mot « mort » dans les annonces de décès. De la même manière que nous disons que quelqu’un est « parti » ou « nous a quittés », nous ne déclarons pas clairement être « en vacances », mais plutôt que nous sommes « inaccessibles par courrier électronique ». Affirmer avoir « un accès restreint à ses mails » laisse sous-entendre qu’on n’est pas nécessairement en train de se dorer au soleil sur une plage, mais qu’on est peut-être en mission dans la Station spatiale internationale ou bien en Corée du Nord.
Mettre en place une réponse automatique pour signaler votre absence pendant les vacances n’est pas forcément une bonne idée. Tout d’abord, vous n’en avez pas vraiment besoin car le nombre de courriels urgents que vous recevrez ne devrait pas être exagéré. De plus, en juillet et août, la plupart de vos contacts comprendront pourquoi ils n’ont pas de réponse immédiate de votre part. En ce qui concerne les courriels vraiment urgents, aucun des destinataires ne sera heureux ou apaisé par un avis d’absence. Personne ne veut savoir que vous êtes en vacances. Aucun client ne veut savoir que vous ignorez son email. Le message « Je consulterai votre message dès mon retour de vacances » peut être perçu comme « Vous n’allez pas gâcher mes vacances… ».
Il y a aussi un déclassement subtil
Ce répondeur automatique a aussi le défaut de suggérer à votre interlocuteur que vous n’étiez pas vraiment responsable. Dire « En mon absence, vous pouvez contacter Roger Dugommier » ressemble à lorsque Doctolib vous propose un rendez-vous rapide mais avec le médecin remplaçant. Vous pouvez l’accepter, mais cela ressemble à un déclassement subtil. Ou bien, « En cas d’urgence, contactez Jean-Marc Lambert » peut également donner l’impression que vous ne vous occupez pas des situations urgentes. Cela peut être interprété comme « je me protège, si quelqu’un demande, je n’étais pas là ».
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