Le thème C’est sans doute l’un des points les plus importants dans votre organisation.
C’est le thème qui réunira vos visiteurs.
Suffisamment large, il doit permettre de rassembler le plus grand nombre de personnes.
Le mieux est de faire un sondage sur un échantillon déterminé (les sondages en lignes peuvent être pratiques).
Semblable à une petite étude de marché, ce questionnaire a pour but de déterminer la pertinence de votre sujet et avoir une estimation du nombre d’invités.
Le budget Le deuxième point est l’aspect financier.
Est-ce que cet évènement doit vous faire gagner ou perdre de l’argent ou souhaitez-vous équilibrer vos comptes ? Si vous souhaitez équilibrer vos comptes, de bons sponsors seront essentiels : une fois votre thème, le public ciblé, le nombre de visiteurs estimé et le coût de revient estimé, vous allez pouvoir démarcher banques, entreprises, collectivités, mairies, particuliers, etc.
Cet évènement est pour eux l’occasion de se faire connaître, faire parler d’eux et montrer leur implication dans votre thème, profitez-en ! Le lieu et les intervenants Essentiellement en fonction de l’heure, le lieu doit être suffisamment grand et accueillant pour recevoir les visiteurs.
Vous pouvez démarcher les écoles, universités et centres de conférences pour trouver une salle adaptée.
Le ou les intervenants sont également très importants : de qualité et pertinents dans leurs domaines, ils permettent de fédérer les visiteurs autour d’une thématique générale.
S’ils sont plusieurs, leurs domaines d’interventions doivent être complémentaires pour ne pas tourner au débat.
Les intervenants se trouvent généralement dans votre carnet d’adresses : sachez utiliser votre réseau.
Les intervenants peuvent se déplacer gratuitement (seuls leurs frais de déplacement sont à régler).
Généralement, il est utile de prévoir un cocktail à la fin de la conférence.
Cela représente une part importante de votre budget, prenez donc le temps de comparer les traiteurs et les offres proposées.
La publicité Un des points essentiels pour la réussite de votre projet est la communication.
En fonction de votre cible, vous allez vous orienter soit vers une publicité à : La radio (peu coûteuse, voire gratuite).
La télévision (plus coûteuse, plus large en termes de quantité de personnes touchées).
La presse (plus ou moins gratuite, assez ciblée, elle peut toucher un nombre important de personnes).
Affiches (peu coûteuses, des affiches imprimées et affichées par vos soins dans des endroits stratégiques ramèneront à coup sûr des visiteurs).
Campagne de mailing (par votre réseau, vos amis, collègues.
C’est un moyen rapide et gratuit).
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