Combien de temps garder les papiers ? Avant de classer ou d’archiver, il est utile de savoir combien de temps on doit garder les papiers.
Parmi les papiers à conserver 1 an, on aura les factures de téléphone, les ordonnances.
Pendant 2 ans, on gardera les factures de gaz et d’électricité, les avis de taxes foncières et d’habitation, les quittances et avis d’assurance.
Les contrats d’assurance doivent être gardés 2 ans après la résiliation.
Les impôts sur le revenu ainsi que les factures d’eau doivent être gardés 4 ans.
Les quittances de loyer, les relevés de compte bancaire, les virements et prélèvements, les talons de chèque sont à conserver 5 ans.
Des documents sont à garder à vie.
Il s’agit des documents liés à la santé et à la famille comme le carnet de vaccination, le carnet de santé, les radios, le livret de famille, le contrat de mariage, le jugement de divorce, les bulletins de salaire et titres de pension… Les factures (véhicule, objets de valeur…) seront conservées pendant le temps où l’on est propriétaire.
Quel rangement adopter ? Plusieurs solutions existent pour classer et archiver ses documents et papiers.
Les pochettes et les boîtes Le plus simple consiste à créer une pochette de rangement pour chaque « poste ».
Par exemple, les factures d’électricité seront rangées dans une pochette cartonnée, les factures de téléphone dans une autre pochette de couleur différente, et ainsi pour tous les « postes » factures.
Chaque pochette sera étiquetée.
Puis, ces différentes pochettes seront regroupées dans une boîte « factures ».
On procédera de la même façon avec les autres papiers, on aura ainsi des boîtes « impôts », « assurances », « banque »… Les classeurs On pourra également adopter des classeurs à anneaux.
Ce système nécessite d’utiliser des pochettes transparentes perforées dans lesquelles on glissera chaque document.
En utilisant des intercalaires étiquetés, on pourra archiver plusieurs « postes » dans un même classeur.
Les dossiers suspendus On rangera chaque papier dans un dossier que l’on prendra soin d’étiqueter.
Les dossiers seront rangés par ordre alphabétique dans un tiroir du bureau.
Conseils Il faut penser à jeter les papiers dont la date de validité est dépassée.
Il peut être judicieux de numériser certains papiers et de les conserver sur une clé USB.
Cela peut être très utile en cas de vol, par exemple.
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