Les démarches administratives Dans un premier temps, contactez l’accueil de votre mairie et le syndicat d’initiative de votre ville pour avoir des adresses et des contacts des salles de réception en location.
Le contrat de location Avant de verser des arrhes aux propriétaires et ainsi bloquer la réservation de la salle à une date précise, demandez à signer un contrat de location en double exemplaire.
Ce document spécifiera la somme totale de la location, le montant de la caution versée et l’énumération des services proposés.
Fixez également une heure de remise des clefs, la durée de la location et une date précise pour récupérer votre caution.
L’assurance Soyez prévoyant et demandez absolument un justificatif d’assurance.
S’il y a un problème lors de la soirée, il faut que le lieu de réception et les invités présents à la fête soient protégés et couverts par un contrat d’assurance.
L’état des lieux Puis, remplissez impérativement avec le propriétaire un état des lieux entrant et sortant.
Cette démarche peut sembler fastidieuse, mais elle reste très importante.
Ce justificatif vous couvrira pour récupérer votre caution, si le propriétaire vous reproche une dégradation, qui n’est pas de votre ressort.
La salle et le matériel La salle Avant de signer le contrat, assurez-vous que la salle convienne parfaitement à vos attentes et soit adaptée à vos projets de repas et d’activités.
En fonction du nombre de vos invités, soyez vigilant que la salle soit assez grande, afin de pouvoir installer les tables, le buffet et la piste de danse.
Le matériel Vérifiez également que la salle ne possède pas de vices cachés en vérifiant notamment la qualité du circuit électrique.
Regardez également s’il y a assez de prises pour installer les branchements électriques indispensables pour la musique et les lumières.
Si la salle possède une cuisine, vérifiez la conformité et le bon fonctionnement de l’ensemble des ustensiles d’électroménagers et assurez-vous qu’il y ait assez de vaisselles, de plats et de couverts.
L’environnement Assurez-vous également que vous puissiez faire du bruit sans déranger le voisinage.
Si vous remarquez des maisons très proches, n’hésitez pas à allez saluer les gens et prévenez-les de la date des festivités.
Des personnes averties au préalable seront généralement plus conciliantes s’il y a des problèmes sonores par la suite.