La première relance Lorsqu’un impayé client se présente, le chargé de recouvrement procède à la première relance.
En pratique, elle intervient une semaine après la date d’échéance.
Identification de la créance Le ton doit rester courtois et précisez le plus d’informations possible sur la créance concernée pour que la dette soit identifiée rapidement par le client.
Vous pouvez également la détailler sous forme de tableau.
Dans un souci de clarté, cette présentation est conseillée si la créance comporte des références longues et/ou complexes.
Voici un exemple : « Sauf erreur ou omission de notre part vous rester nous devoir la somme de… en règlement de la facture n°… » Le règlement Proposez à votre client de payer sa dette en lui indiquant vos coordonnées bancaires et/ou l’adresse du service de recouvrement des dettes afin qu’encore une fois, il ait toutes les informations nécessaires au bon règlement de votre créance.
Par exemple : « Vous pouvez régler votre facture dès à présent par tout moyen à votre convenance, par chèque à l’ordre de… à envoyer à l’adresse suivante… ou par virement bancaire… (RIB)… » La conclusion N’oubliez pas de finir par une formule de politesse, un client peut avoir un retard de paiement ou un problème ponctuel de trésorerie, mais il n’en demeure pas moins un client potentiellement fidèle.
Voici un modèle : « Veuillez ne pas tenir compte de ce courrier si vous avez déjà envoyé votre règlement et veuillez accepter Madame, Monsieur, nos respectueuses salutations ».
La seconde relance Celle-ci intervient lorsque le client ne s’est pas manifesté suite à la première relance.
Le ton doit être plus ferme, les caractères rouges, peuvent être utilisés pour accentuer la lettre de recouvrement.
Voici un modèle : « Notre courrier de relance du … étant resté sans réponse de votre part nous vous serions grès de nous envoyer dans les plus brefs délais la somme de… en règlement de la facture n°… Si vous avez déjà envoyé votre règlement, veuillez contacter notre service et nous vous enverrons une lettre de désistement si nous ne l’avons pas reçu ».
La troisième relance Elle est également appelée « mise en demeure », c’est la dernière lettre de recouvrement que vous enverrez à votre client avant de constituer un dossier contentieux.
Exemple : « Nous vous mettons en demeure de payer immédiatement la somme de… sous peine de voire votre dossier transmis au service contentieux ».
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