L’archivage de documents Savez-vous qu’il existe une solution de gestion à cette problématique ? En effet, vous pouvez faire appel à des experts du rangement et du classement de documents qui s’occuperont de la numérisation de vos archives.
L’archivage de documents n’ôtera pas pour autant le travail de votre secrétaire qui pourra, quant à elle, s’y consacrer avec plus de minutie et moins de stress.
Elle se verra également apaisée en sachant qu’il y aura moins de risques de perdre des données, parfois uniques et confidentielles.
La société, à laquelle vous ferez appel, se chargera de scanner et de numériser les données administratives, mais également vos livres encombrants.
Vos données se verront, par la même occasion, protégées en cas de vol ou d’incendie.
Des gains de temps Nous ne prenons ici que l’exemple d’un notaire, mais le principe s’applique aussi aux hôpitaux, administrations, universités, bibliothèques, etc.
En général, les notaires répertorient leurs actes dans un ou deux livres, par année.
Lorsqu’il demande à sa secrétaire de trouver un acte, elle doit feuilleter tout le livre, jusqu’à ce qu’elle tombe enfin sur le bon numéro.
La gestion électronique lui ferait gagner du temps par une méthode de numérisation.
La numérisation L’objectif est d’organiser systématiquement vos données qui seront informatisées.
Après avoir scanné les documents, l’opérateur de gestion repérera et annotera le début et la fin des actes, afin d’en permettre la lecture et la manipulation sous forme de pdf.
Vos actes seront, dès lors, individuels et plus accessibles.
L’indexation Après plusieurs décennies, certains livres ou documents jaunissent et ne sont plus présentables aux familles héritières.
L’indexation permettra donc un contrôle de qualité des données et un nettoyage des feuilles, de manière à ce que le rendu sur votre moniteur soit net et propre.
L’indexation vous permettra également de rechercher une information, en ne tapant que le numéro de l’acte, ou le nom de la personne.
Toutes vos données seront ainsi envoyées sur un seul serveur et vous pourrez en faire des copies de sauvegarde.
Conclusion Votre tâche sera allégée en un seul clic, de telle manière que vos clients n’en seront que satisfaits, puisqu’ils ne devront plus attendre de longues manipulations de votre part.
Le rendu des documents sera plus présentable.
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