La détermination de l’objectif Il faut d’abord fixer les objectifs qui doivent être atteints, les types de contrats qui vont être conclus, le principal but de la réunion, notamment par les différents commerciaux qui seront présents à la réunion.
Fixer en avance le but de la réunion permettra aux participants de préparer cette réunion, et de proposer leurs différentes idées et de développer leurs motivations.
Choix des participants Les objectifs étant déterminés, il faut maintenant faire le choix des participants.
Ceci permet de choisir les participants à la réunion, pour ainsi bien cibler les personnes visées et non pas convoquer des personnes qui ne se sentiront pas concernées.
La convocation Par la convocation, il faut déterminer les objectifs qui seront mis en place, l’ordre du jour de la réunion et par cet écrit, la personne visée saura exactement le sujet de la réunion.
Il faut ensuite indiquer dans la convocation, outre l’objet de la réunion, son lieu, sa date et la durée de celle-ci, pour que les personnes puissent réserver ce créneau horaire et puissent se rendre disponibles, pendant toute sa durée pour ne pas avoir à fixer des rendez-vous durant son déroulement.
Il faut également expliquer pourquoi une telle réunion a lieu, par exemple une baisse de chiffre, une mauvaise organisation.
Il faut ensuite indiquer à chaque personne le nombre et les noms des personnes présentes à la réunion.
La convocation est ensuite transmise à chaque personne concernée par une note de service.
La réunion : Lors de la réunion, il faut qu’il y ait une organisation spatiale particulière, il faut que toutes les personnes présentes soient assises en arc de cercle, autour de l’intervenant qui sera placé devant un tableau.
Ce tableau est important, car il permet de mettre par écrit les idées principales.
Il est également important de faire des schémas, car ils permettent une meilleure compréhension et une meilleure mémorisation.
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