Le besoin de conserver Les raisons de recourir à l’archivage sont nombreuses et variées, qu’il s’agisse de conserver des factures et/ou autres documents comptables, conserver la mémoire de sa famille en conservant les vieux papiers, ou encore de procéder à l’archivage des documents pour constituer l’histoire d’une société.
La formation d’archives répond à une multitude de besoins.
La multiplication des supports Aujourd’hui, la gestion des documents se fait sur de nombreux supports, et la diversité des raisons d’archivage s’accompagne d’une multiplicité des formes des documents à archiver.
Il peut, dans certains cas, s’agir d’archivage de documents papier, mais le développement du traitement numérique des données a multiplié les conservations de ces données dématérialisées.
L’organisation d’un besoin : l’archivage La gestion des archives répond, indépendamment de la forme des documents, à des normes de conservation qui se rapprochent de la gestion des bibliothèques.
Les principes de gestion de ces archives papier et/ou numérique s’appuient sur des règles préétablies qu’il suffira ensuite, d’adapter aux besoins spécifiques de tel ou tel archivage de documents, la conservation des archives ou les normes de conservation, autant d’impératifs à respecter.
La nécessité de s’organiser Après avoir défini les documents d’archives (les documents à conserver), la procédure s’attachera à adapter les règles de conservation.
La gestion de l’archivage pourra s’appuyer sur un logiciel d’archives, et la conservation des archives, d’un point de vue physique, pourra nécessiter la protection des archives papier.
Le besoin d’organiser et de penser l’archivage L’informatisation des archives peut être envisagée comme étant une protection efficace, face au traditionnel local archive, mettant ainsi à l’abri les documents contre toutes agressions,comme l’incendie, le jaunissement des documents ou les champignons.
L’archivage d’une société doit répondre à l’ensemble de ces exigences et contraintes.
Le classement et l’archivage des documents nécessitent des connaissances particulières et une compétence reconnue.
La possibilité de l’externalisation Une entreprise peut envisager une externalisation des archives.
Externalisées, les archives resteront néanmoins la source principale de votre information, et la gestion de la documentation, même si elle est confiée à une entreprise extérieure, comme SGA ou PRO ARCHIVES, elle restera nécessaire et utile à votre activité.
Le recours à des logiciels d’archivage pourra compléter le dispositif.
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